ICT Personeel inhuren, antwoorden op de meest gestelde vragen | Q&A

Als ICT Manager, ICT Servicedesk Coördinator of Manager On-Site Support wil je de continuïteit van de ICT omgeving waarborgen. Maar wat doe je als deze continuïteit in gevaar dreigt te komen door het plots wegvallen van één of meer vaste medewerkers? Zet je een (interne) vacature uit en hoop je dat je snel een passende kandidaat kunt vinden? Of is tijdelijk iemand inhuren via detachering dan verstandiger? En wat doe je bij onderbezetting door extra projecten, zoals een omvangrijke migratie? Ben ik flexibel als deze tijdelijke drukte voorbij is? Heb ik te maken met een opzegtermijn? Welke uren staan wel/niet op de maandelijkse factuur van het detacheringsbureau? Lees hier alle antwoorden op de meest gestelde vragen over het tijdelijk inhuren van een ICT Professional.

Veelvoorkomende redenen om een tijdelijke ICT'er in te huren

De meest voorkomende redenen van ondernemers om tijdelijk een ict professional in te huren zijn ziektevervanging, achterstanden op een bepaalde afdeling, nieuwe projecten, drukke vakantieperiodes, reorganisaties, fusies, een gebrek aan specifieke kennis, extra ondersteuning tijdens drukte of tijdelijke vervanging wegens zwangerschapsverlof. Natuurlijk zijn er nog tal van andere redenen waardoor de continuïteit (van een afdeling) onder druk kan komen te staan. Uit onderzoek blijkt dat 59% van de organisaties externe inhuur van IT-professionals inzet om de continuïteit van het bedrijf of de afdeling te waarborgen.

Welke opties zijn er voor het (tijdelijk) inhuren van een IT-professional?

De redenen waarom organisaties externe IT-professionals inschakelen hebben we besproken, maar bij het inschakelen van externe IT-professionals dien je ook nog te bepalen op welke manier je de externe inhuur wilt inregelen. De inhuurvorm heeft impact op het beschikbare volume van IT professionals en het tarieven. Hieronder een overzicht van vijf mogelijke inhuurvormen:

• Directe inhuur van een ZZP’er
• Systemintegrators en/of detacheerder
• Interimbureaus
• Brokers en/of intermediairs
• Managed Service Providers (MSP’s)

Stappenplan tijdelijk ICT personeel inhuren

Tijdelijk een IT Professional inhuren, hoe werkt dat? Wij hebben hiervoor een stappenplan gemaakt dat geschikt is voor ieder bedrijf dat behoefte heeft aan een tijdelijke ICT Professional. Je start met het opstellen van een duidelijk profiel, vervolgens bepaal je de duur van de inzet, aantal uren per week en het tarief. Je maakt een selectie, plant intake gesprekken in en vervolgens gaat de ict professional aan de slag. Lees hieronder het stappenplan voor het tijdelijk inhuren van ICT personeel. 

Stap 1: Als je een ICTer wilt inhuren, stel je eerst een profiel op;

Een profiel is de basis voor een detacheringsbureau of uitzendbureau om een geschikte kandidaat te vinden. Een profiel bestaat tenminste uit de volgende punten:

• Gewenste opleiding;
• Vereiste kennis (ITIL, Windows 10, TopDesk);
• Aantal jaar ervaring (bijv. ervaring binnen de zorg of overheid) in een soortgelijke rol;
• Behaalde certificeringen (ITIL, MSCA, etc.);
• Woonplaats in verband met reistijd;
• Rijbewijs.

Naast deze punten, is het ook van belang dat je kijkt naar de eigenschappen van de ideale kandidaat. Denk hierbij aan de communicatieve vaardigheden de sociale vaardigheden en of iemand past bij het team en de cultuur van het bedrijf. Deze laatste punten kun je meegegeven aan het uitzend- of detacheringsbureau, en kun je zelf toetsen tijdens de intake gesprekken.

Stap 2: Na het opstellen van het profiel, bepaal je het tarief, startdatum, uren per week en de duur van de inzet;

Nadat het profiel duidelijk is, denk je na over het uurtarief, startdatum, aantal uren per week en de duur van de inzet. Het tijdelijk inhuren van een ICT Professional werkt op uurbasis, voor een gemiddelde servicedeskmedewerker betaal je 30 - 35 euro per uur, inclusief reiskosten, exclusief BTW. De startdatum is in overleg, maar meestal is dit niet langer dan 30 dagen vooruit. In de meeste gevallen is detachering op basis van 40 uur per week. De duur van de inzet verschilt per aanvraag, maar meestal is deze minimaal 3 maanden, met optie tot verlenging. Na deze 3 maanden kun je het contract verlengen. De detacheringsovereenkomst voor de ingezette ICT professional is maandelijks opzegbaar, dus mocht het werk na 1 maand gedaan zijn, kun je de overeenkomst (met inachtneming van de opzegtermijn) opzeggen. 

Stap 3: Hoe kies je het juiste detacheringsbureau of uitzendbureau?

Je hebt na het volgen van stap 1 en stap 2, de basis voor de aanvraag gereed. Met deze informatie kan een uitzendbureau of detacheringsbureau aan de slag. Maar hoe vind je het juiste detacheringsbureau? Dit is mede afhankelijk van het profiel dat je zoekt, gaat het om ict personeel dan kun je op google het beste zoeken naar 'it detachering'. Wij van Jobfinity zijn gespecialiseerd in het leveren van o.a. servicedesk- en helpdeskmedewerkers, support engineers en systeembeheerders. De locatie van je bedrijf is gevestigd, is minder relevant. De meeste detacheringsbureaus zijn namelijk werkzaam in Utrecht, Zuid-Holland en Noord-Holland, maar hebben een landelijke dekking. Wat ook van belang is om te checken is:

• Of het detacheringsbureau is geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• En of het bureau een G-rekening heeft, dit is om de aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting te voorkomen.

Stap 4: Voorgestelde kandidaten, selectie en intake gesprekken

Nadat het profiel, tarief, uren per week en de duur van de inzet duidelijk zijn, kan het door jou gekozen detacheringsbureau aan de slag. Veelal krijg je binnen 1 - 3 werkdagen tenminste 1 profiel toegestuurd. Het profiel is meestal een CV in Word format, zonder achternaam. En krijg je in combinatie met:

• een uurtarief inclusief reiskosten (woon-werk), excl. BTW;
• beschikbaarheid (per wanneer de ict professional beschikbaar is);
• eventuele vakantieplannen;
• lopende aanvragen (waarop deze kandidaat al is aangeboden).

Op basis van deze informatie screen je de kandidaten, maak je een selectie en informeer je het detacheringsbureau over je keuze. Samen plan je dan vervolgens het intake gesprek in. 

Stap 5: Het intake gesprek

Het intake gesprek is over het algemeen een formaliteit. Het detacheringsbureau heeft een selectie gemaakt op basis van o.a. het profiel. Uit deze selectie maakt de klant dan weer een keuze, dus voldoende ogen hebben ernaar gekeken. Op papier is er dus al een match, gebruikt het intake gesprek daarom vooral om gevoel te krijgen bij de kandidaat en zoek de bevestiging van de match. Over het algemeen hebben ICT Professionals die werken in de detachering (veel) ervaring met het voeren van intake gesprekken. Probeer daarom vragen te stellen waar de ict professional geen standaard "ingestudeerde antwoorden" op kan geven. Nodig bijvoorbeeld ook een collega uit bij het gesprek, die hetzelfde werk doet. Zo creëer je draagvlaak binnen het team waar de gedetacheerde in komt te werken, en kun je gerichte werkinhoudelijke vragen stellen.

Stap 6: Na de intake gesprekken kies je de juiste ict-er

Na de intake gesprekken maak je als klant een keuze. Dit communiceer je aan het detacheringsbureau, zijn informeren de kandidaat. Als klant deel je dan de startgegevens (datum start, locatie/ tijd melden en bij wie).

Stap 7: Urenstaat en contract

Aan het einde van elke maand dient de manager van de gedetacheerde ICT Professional een urenstaat te ondertekenen. Op deze urenstaat staat het aantal uren dat hij/zij heeft gewerkt eventueel aangevuld met ziekte en/of verlof. Deze urenstaat is de basis voor de factuur die het detacheringsbureau stuurt naar de klant. Het detacheringsbureau stelt een contract op, en stuurt deze naar de klant. Tenzij er een hoop wijzigingen aan het contract dienen te worden aangebracht, tekenen beide partijen de detacheringsovereenkomst voor de eerste werkdag. 

Direct een tijdelijke ICT medewerker inhuren? Laat je gegevens achter hier rechts of bel Marcel Goezinne op 06-102 28 606 en wij nemen contact met jou op.

Wat kost het inhuren van ict personeel middels detachering?

De hoogte van het uurtarief verschilt per aanvraag en hangt onder meer af van de specialisatie, reisafstand, uren per week en de ervaring. Een gedetacheerde IT medewerker is in dient is bij het IT detacheringsbureau, en deze draagt daarmee het werkgeversrisico. Als klant hoef je dus niet door te betalen bij ziekte, vakantie en/of afwezigheid van de ict professional. Het detacheringsbureau zal een deel van dit risico verdisconteren in het uurtarief van de te detacheren werknemer. Als klant krijg je direct toegang tot de flexibele inzet van gekwalificeerde werknemers met een beperkte opzegtermijn. Elke Manager ICT, IT Servicedesk Coördinator of Manager On-Site Support blijft dus flexibel maar waarborgt de continuïteit van de afdeling.

Wat staat er in een detacheringsovereenkomst?

Bij detachering heb je te maken met een inhurende organisatie ofwel ‘opdrachtgever’ en het detacheringsbureau ofwel ‘opdrachtnemer’. De belangrijkste afspraken tussen beide partijen worden vastgelegd in een detacheringsovereenkomst. Enkele zaken die in zo’n detacheringsovereenkomst staan zijn:

• Doel van de opdracht;
• Aard van de overeenkomst;
• De duur van de opdracht;
• De plaats van de opdracht;
• Opzegging en ontbinding;
• Het tarief per tijdseenheid;
• Vergoeding, facturering en betaling;
• Voorwaarden met betrekking tot geheimhouding en aansprakelijkheid.

Wat is de opzegtermijn van een detacheringscontract?

De opzegtermijn van een detacheringscontract is typisch één (kalender-)maand. Het kan zijn dat een contract per direct wordt opgezegd, maar dat gebeurd meestal enkel bij niet functioneren van een gedetacheerde. Het is gebruikelijk dat het detacheringsbureau van de gedetacheerde eerst de kans krijgt om een passende vervanger te leveren.

Wat zijn de voordelen van het tijdelijk inhuren van een ICTer, middels detachering?

Eén van de voordelen voor een werkgever is dat IT detachering een effectieve manier is om snel tijdelijke, gekwalificeerde IT specialisten in te huren, die direct operationeel zijn. De ict professionals die werken in de IT detachering hebben veelal ervaring opgedaan binnen verschillende bedrijven, waardoor deze een brede technische kennis hebben en zich snel kunnen aanpassen aan een nieuwe omgeving. Een ander voordeel van IT detachering is dat is dat de opdrachtgever geen werkgeversrisico’s draagt. Het ICT personeel is in dienst bij het detacheringsbureau, zodoende is het detacheringsbureau verantwoordelijk voor zaken als loon, werkgeverslasten, pensioen, opleiding, en het doorbetalen tijdens ziekte en vakantie. Nog een voordeel is dat het inhuren van IT personeel d.m.v. detachering per maand opzegbaar is, daarmee blijft de werkgever flexibel. Mocht een werknemer niet bevallen, dan is deze sneller op te zeggen, en zorgt het detacheringsbureau voor een passende vervanger. Samengevat kent IT detachering de volgende voordelen:

• Snel en gemakkelijk aan beschikbaar IT personeel komen;
• Het IT detacheringsbureau komt met passende profielen, waar je vervolgens een sollicitatiegesprek mee hebt;
• De profielen hebben veelal ervaring opgedaan binnen verschillende bedrijven en hebben daardoor een brede (technische) kennis;
• De ICT'er inhuren is tijdelijk, als de economie in elkaar zakt of er is financieel wat minder ruimte, dan is de gedetacheerde medewerker per maand opzegbaar en hoeft u dus geen mensen te ontslaan;
• De combinatie van mensen die al langere tijd bij je werken en nieuwe mensen is ideaal, het spoort vaste medewerkers aan, brengt expertise, nieuwe energie en leidt vaak tot nieuwe ideeën.

Welke diensten levert een IT detacheringsbureau, naast detachering?

Naast detachering, bieden (de meeste) IT detacheringsbureaus ook Co-sourcing, detavast en Werving & Selectie aan. De primaire focus van IT detacheringsbureaus is natuurlijk detachering, maar zij spreken dagelijks vele IT professionals en niet iedereen is geschikt of wilt werken in de detachering. Of een IT professional besluit dat het na een aantal jaren detachering tijd is voor een vaste baan. In dergelijke situaties bemiddelen detacheringsbureaus ook voor vaste posities.

Jobfinity levert de volgende diensten:

• IT Detachering
• Co-sourcing
• ICT Projecten
• Detavast constructie

Verschil tussen IT detachering en werving & selectie van IT personeel?

Werving & selectie wordt typisch ingezet voor vaste banen. De werknemer maakt met werving & selectie gebruik van het netwerk van het detacheringsbureau. Het detacheringsbureau werft en selecteert namens een werkgever. De werknemer krijgt na de selectie één of meer sollicitatiegesprekken bij de werkgever. Indien dit positief is, treedt de werknemer direct in dienst bij de opdrachtgever. De werknemer is dus onder contract bij de werkgever, en niet bij het detacheringsbureau. Bij detachering is de werknemer in dienst bij het detacheringsbureau, en gaat deze namens het detacheringsbureau opdrachten uitvoeren bij werkgevers. De opdrachtgever huurt de werknemer in op basis van een vast uurtarief voor de duur van het project. De werknemer is en blijft dus onder contract bij het detacheringsbureau.

Voordelen deta-vast voor werkgever en werknemer?

Deta-vast is een detacheringsovereenkomst waarin staat vastgelegd dat de werknemer bij tevredenheid typisch na 1040 uur (6 -7 maanden) detachering kosteloos kan worden overgenomen. Deze constructie staat bekend als combinatie van het traditionele detacheren met werving & selectie. Doelstelling is vooraf al een vaste baan. Detavast kent een aantal voordelen voor de werkgever. Het detacheringsbureau verzorgt kosteloos de werving en selectie van kwalitatief goede gemotiveerde kandidaten. Als werkgever heeft u ruim een half jaar de tijd om te beoordelen of de nieuwe medewerker in uw team en organisatie past. U kunt dus in de praktijk ervaren hoe de medewerker functioneert, voordat u de nieuwe medewerker een vast dienstverband voorlegt. In tegenstelling tot wat soms wordt gedacht is deze oplossing, ook financieel zeer interessant voor de werkgever. Gedurende de detavast periode liggen alle risico’s bij het detacheringsbureau, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het betalen van: loon, werkgeverslasten, pensioen en het doorbetalen tijdens vakantiedagen en ziektedagen. Daarnaast is de kandidaat gedurende de deta-vast periode ook nog maandelijks opzegbaar, en verzorgt het detacheringsbureau -indien nodig- kosteloos een vervanger.

Voor de werknemer biedt een detavast constructie ook een aantal voordelen. Allereerst heb je zicht op een vaste baan natuurlijk. Je hebt te maken met een verlengde proefperiode, dus je hebt 1040 uur de tijd om te bepalen of dit jouw ideale baan is. Detavast is een ideale springplank naar een vast dienstverband. Wilt u alle voordelen en nadelen van een detavast constructie weten, lees dan het artikel dat wij schreven speciaal voor de detavast constructie: Wat is detavast van Jobfinity?

Heb je een vraag, of wil je meer informatie over het inhuren van een ICT'er?

Neem contact op via 06-102 28 606 met Marcel Goezinne of bel één van onze andere medewerkers. Je kunt ook het contactformulier hier rechts invullen, dan nemen wij contact met jou op.

Andere interessante informatie over het inhuren van ICT professionals

• Artikel 1: Alles wat je moet weten over detachering. Het artikel lees je hier.
• Artikel 2: Toenemende krapte ICT markt leidt tot problemen voor werkgevers. Lees het artikel hier.